Magazyn w hurtowni: zespół, od którego zależy obietnica sprzedaży

Klient ocenia hurtownię po tym, co i kiedy otrzymał. Dlatego jakość pracy magazynu jest częścią sprzedaży, nawet gdy magazynier nie prowadzi rozmów handlowych.

Obietnica musi zostać zrealizowana

W moim wpisie na LinkedIn zwracałem uwagę na niedocenianą rolę magazynu. W hurtowni motoryzacyjnej dużo mówi się o cenach, handlowcach i zdobywaniu klientów. Tymczasem każda obietnica złożona podczas rozmowy musi zostać zamieniona w poprawnie skompletowaną, spakowaną i wydaną dostawę.

Dobra dostępność w systemie nie wystarczy, jeśli części nie można znaleźć. Szybka sprzedaż nie daje dobrego doświadczenia klienta, jeśli paczka zawiera inny indeks. Magazyn wpływa więc jednocześnie na terminowość, liczbę reklamacji i to, ile czasu sprzedaż poświęca na wyjaśnianie błędów.

Błąd kosztuje więcej niż ponowną kompletację

Przy pomyłce trzeba często przyjąć zgłoszenie, sprawdzić dokumenty, odnaleźć towar, przygotować wymianę i zorganizować transport. Dochodzi praca warsztatu, który czeka na właściwą część, oraz napięcie w relacji z klientem. Nie wszystkie skutki można dokładnie wycenić, ale można zobaczyć cały przebieg obsługi błędu.

Warto rozróżniać źródła pomyłek: błędnie przyjęte zamówienie, niewłaściwy indeks w danych, mylące oznaczenie lokalizacji, niezgodny stan albo błąd przy pobraniu. Zapisanie wszystkiego jako „błąd magazynu” utrudnia poprawę, jeśli rzeczywista przyczyna znajduje się wcześniej w procesie.

Nie mierz wyłącznie liczby wydanych pozycji

Wydajność jest ważna, lecz sama liczba skompletowanych linii nie pokazuje jakości. Trzeba patrzeć również na poprawność, terminowość przygotowania, kolejkę zleceń i czas potrzebny na wyjaśnienie niezgodności. Porównując pracowników lub zmiany, należy uwzględnić różny stopień trudności zamówień.

Presja na samą szybkość może sprawić, że kontrola będzie omijana, a pomyłki ujawnią się dopiero u klienta. Z kolei nadmierne kontrole każdej czynności mogą blokować przepływ. Rozsądne rozwiązanie zależy od rodzaju towaru, częstotliwości błędów i organizacji pracy. Warto zaczynać tam, gdzie powtarzają się konkretne problemy.

Sprzedaż i magazyn potrzebują wspólnych zasad

Godzina graniczna zamówień, kolejność obsługi pilnych zleceń i sposób oznaczania wyjątków powinny być ustalone wspólnie. Gdy wszystko jest pilne, magazyn nie ma rzeczywistego priorytetu. Gdy obietnica dodatkowej dostawy pada bez uzgodnienia, koszt reorganizacji ponosi cały zespół.

Praktycznym krokiem jest krótki przegląd powtarzających się zakłóceń z udziałem sprzedaży, magazynu i transportu. Rozmowa powinna kończyć się zmianą konkretnej zasady, oznaczenia lub odpowiedzialności. Ogólne polecenie „uważajcie bardziej” rzadko usuwa przyczynę pomyłek.

Zapytaj ludzi, co przeszkadza im pracować dobrze

Osoby codziennie kompletujące zamówienia widzą problemy z układem regałów, podobnymi opakowaniami i brakami oznaczeń. Warto włączyć je w projektowanie zmian i sprawdzić rozwiązanie na małym obszarze, zanim zostanie wdrożone wszędzie. Nawet prosta korekta lokalizacji powinna uwzględniać cały przebieg pracy.

Zacznij od prześledzenia kilku błędnych lub opóźnionych zamówień od przyjęcia do dostawy. Ustal, gdzie powstał problem, kto miał potrzebną informację i co zapobiegnie powtórzeniu. Magazyn zasługuje na uwagę jako zespół realizujący obietnicę firmy wobec klienta. Jego dobra organizacja daje sprzedaży możliwość obiecywania tego, co hurtownia rzeczywiście potrafi dostarczyć.

Autor: Szczepan Niedojadło
Rozwinięcie tematu mojego wpisu na LinkedIn. Dodatkowe przykłady i propozycje działań służą objaśnieniu zagadnienia.

Chcesz uporządkować ten obszar w swojej hurtowni? Sprawdź zakładkę „Doradztwo dla hurtowni motoryzacyjnych” i porozmawiajmy o Twojej sytuacji.

Przeczytaj również

Ile kosztują wyjątki robione dla klientów hurtowni?

System premiowy w hurtowni: kiedy prowizja hamuje rozwój?